Sau khi thành lập công ty, thông tin ban đầu của doanh nghiệp có thể thay đổi theo thời gian do sự phát triển hoặc điều chỉnh chiến lược kinh doanh. Việc thay đổi thông tin doanh nghiệp một cách kịp thời và chính xác không chỉ là nghĩa vụ pháp lý bắt buộc theo Luật Doanh nghiệp mà còn đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra suôn sẻ, tránh các rủi ro không đáng có. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết quy trình và những lưu ý quan trọng khi thực hiện việc thay đổi thông tin doanh nghiệp đã đăng ký.

Tại sao cần thay đổi thông tin doanh nghiệp?

• Nghĩa vụ pháp lý: Luật Doanh nghiệp 2020 và Nghị định 01/2021/NĐ-CP yêu cầu doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục thay đổi với cơ quan đăng ký kinh doanh trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có sự thay đổi đối với các nội dung trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc các thông tin đăng ký khác.
• Đảm bảo thông tin chính xác: Giúp cơ quan nhà nước, đối tác, khách hàng có thông tin chính xác và cập nhật nhất về doanh nghiệp.
• Tránh xử phạt: Không thực hiện hoặc chậm trễ thông báo về việc thay đổi thông tin doanh nghiệp có thể dẫn đến việc bị xử phạt vi phạm hành chính theo Nghị định 122/2021/NĐ-CP (mức phạt có thể lên đến hàng chục triệu đồng).
• Thuận lợi giao dịch: Thông tin đăng ký chính xác giúp các giao dịch với ngân hàng, cơ quan thuế, đối tác… diễn ra thuận lợi.

Các trường hợp phổ biến cần thay đổi thông tin doanh nghiệp

Doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục cập nhật/thay đổi khi có bất kỳ sự thay đổi nào liên quan đến các thông tin đã đăng ký, phổ biến nhất là:

• Thay đổi tên doanh nghiệp (Tên tiếng Việt, tên tiếng nước ngoài, tên viết tắt).
• Thay đổi địa chỉ trụ sở chính.
• Thay đổi ngành, nghề kinh doanh (bổ sung, loại bỏ, thay đổi ngành nghề chính).
• Thay đổi vốn điều lệ (tăng hoặc giảm).
• Thay đổi thông tin người đại diện theo pháp luật (thay đổi người đại diện, thay đổi chức danh, thay đổi thông tin giấy tờ pháp lý cá nhân của người đại diện…).
• Thay đổi thành viên công ty TNHH một thành viên, TNHH hai thành viên trở lên, cổ đông, cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài (do chuyển nhượng, thừa kế, tặng cho, tiếp nhận thành viên mới, giảm thành viên…).
• Cập nhật thông tin đăng ký thuế (nếu có thay đổi mà chưa được đồng bộ).
• Thay đổi thông tin của chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh.
• Đăng ký tạm ngừng kinh doanh, tiếp tục kinh doanh trước thời hạn.
• Thay đổi loại hình công ty, doanh nghiệp.
• Các nội dung khác như thay đổi thông tin liên lạc (email, điện thoại, website – có thể thực hiện qua thủ tục thông báo đơn giản hơn).

Quy trình cập nhật thông tin doanh nghiệp

Quy trình chung thường bao gồm các bước sau (thực hiện online qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp – https://dangkykinhdoanh.gov.vn):

Bước 1: Ra quyết định và chuẩn bị hồ sơ pháp lý nội bộ:

• Doanh nghiệp tiến hành họp và ra Quyết định/Nghị quyết của cấp có thẩm quyền (Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị, Hội đồng thành viên, Chủ sở hữu công ty) về việc thay đổi thông tin doanh nghiệp.
• Lập Biên bản họp tương ứng.
• Xác định nội dung cần thay đổi: Doanh nghiệp cần xác định rõ các thông tin dự kiến thay đổi.
• Chuẩn bị cho cuộc họp: Lên chương trình, gửi các tài liệu đến các cổ đông thành viên công ty, chuẩn bị tài liệu liên quan đến nội dung cần thay đổi để trình bày và thảo luận trong cuộc họp của cấp có thẩm quyền (Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị, Hội đồng thành viên, hoặc lấy ý kiến Chủ sở hữu công ty).
• Tổ chức họp và lập biên bản họp: Tiến hành cuộc họp theo đúng trình tự, thủ tục quy định tại Luật Doanh nghiệp và Điều lệ công ty. Nội dung cuộc họp và các quyết nghị phải được ghi nhận đầy đủ, trung thực trong Biên bản họp.
• Ban hành Quyết định/Nghị quyết: Dựa trên kết quả biểu quyết và nội dung đã được thông qua tại cuộc họp (thể hiện trong Biên bản họp), cấp có thẩm quyền sẽ ban hành Quyết định/Nghị quyết chính thức về việc thay đổi thông tin doanh nghiệp. Đối với Công ty TNHH một thành viên do cá nhân làm chủ sở hữu, chủ sở hữu tự ra quyết định.
• Sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty (nếu việc thay đổi làm ảnh hưởng đến nội dung Điều lệ như thay đổi tên, địa chỉ, vốn, người đại diện…).

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ thông báo thay đổi:

• Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp: Sử dụng các mẫu Phụ lục tương ứng ban hành kèm Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT.
• Bản chính quyết định và Biên bản họp đã chuẩn bị ở Bước 1.
• Danh sách thành viên/cổ đông thay đổi.
• Bản sao hợp lệ giấy tờ pháp lý cá nhân của người đại diện theo pháp luật mới, thành viên/cổ đông mới (nếu có).
• Các giấy tờ khác tùy thuộc vào nội dung thay đổi.

Bước 3: Nộp hồ sơ online:

• Người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền đăng nhập vào tài khoản VNeID hoặc Tài khoản đăng ký kinh doanh trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
• Kê khai thông tin thay đổi trực tuyến.
• Đính kèm các file scan PDF của bộ hồ sơ đã chuẩn bị ở Bước 2. Lưu ý việc kê khai thông tin trên cổng phải đúng với nội dung của file scan PDF đính kèm hồ sơ nộp.
• Ký xác thực hồ sơ bằng chữ ký số công cộng hoặc Tài khoản đăng ký kinh doanh.
• Thanh toán lệ phí (nếu có) trực tuyến.

Bước 4: Theo dõi và nhận kết quả:

• Cơ quan đăng ký kinh doanh (Cơ quan Đăng ký kinh doanh) xử lý hồ sơ trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ.
• Nếu hồ sơ hợp lệ: Doanh nghiệp nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới (nếu thay đổi nội dung trên Giấy chứng nhận) hoặc Giấy xác nhận về việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử.
• Nếu hồ sơ chưa hợp lệ: Nhận thông báo yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ qua mạng điện tử.
• Trường hợp nộp hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp cần thực hiện việc đăng ký, chuyển phát kết quả đăng ký kinh doanh theo đường bưu điện.

Bước 5: Công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp (nếu thay đổi nội dung trên Giấy chứng nhận): Thực hiện thủ tục công bố trên Cổng thông tin quốc gia trong vòng 30 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận mới.

Bước 6: Thực hiện các thủ tục sau thay đổi (nếu cần):

• Khắc lại con dấu (nếu thay đổi tên, loại hình,…)
• Cập nhật thông tin với cơ quan thuế (ví dụ: khi chuyển địa chỉ khác quận/tỉnh, thay đổi vốn ảnh hưởng lệ phí môn bài…). Trước đấy, doanh nghiệp cần phải thực hiện thủ tục chốt, nộp đủ thuế tại cơ quan quản lý thuế cấp quận/huyện/tỉnh.
• Thông báo cho ngân hàng, đối tác, khách hàng về thông tin thay đổi.

Những lưu ý quan trọng khi cập nhật thông tin doanh nghiệp

• Thời hạn: Phải nộp hồ sơ đăng ký thay đổi trong vòng 10 ngày kể từ ngày có quyết định thay đổi. Vi phạm thời hạn sẽ bị xử phạt.
• Tính chính xác: Mọi thông tin kê khai và giấy tờ cung cấp phải trung thực, chính xác. Kê khai gian dối có thể dẫn đến việc bị thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
• Thẩm quyền quyết định: Đảm bảo việc thay đổi được quyết định bởi đúng cấp có thẩm quyền trong nội bộ doanh nghiệp theo quy định của Luật Doanh nghiệp và Điều lệ công ty.
• Hồ sơ đồng bộ: Thông tin trên Thông báo thay đổi phải khớp với Quyết định/Biên bản họp và các giấy tờ khác và phải đúng với nội dung kê khai trên cổng thông tin đăng ký kinh doanh.
• Phối hợp với Cơ quan Thuế: Một số thủ tục thay đổi (địa chỉ khác quận/huyện/tỉnh, thay đổi phương pháp tính thuế…) cần phải làm việc trước với cơ quan thuế để hoàn tất thủ tục.
• Tham vấn Luật sư: Đối với các thay đổi phức tạp (giảm vốn điều lệ, thay đổi liên quan đến thành viên/cổ đông nước ngoài, tái cấu trúc…), việc tham vấn luật sư là cần thiết để đảm bảo tuân thủ đúng pháp luật và bảo vệ quyền lợi doanh nghiệp.

Kết luận

Việc cập nhật thông tin doanh nghiệp là một phần không thể thiếu trong quá trình vận hành của mọi công ty. Thực hiện đúng và kịp thời các thủ tục này không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro pháp lý, các khoản phạt không đáng có mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp và minh bạch trong hoạt động, góp phần tạo dựng uy tín với đối tác và khách hàng. Để đảm bảo quy trình được thực hiện đúng quy định, bảo vệ tốt nhất quyền lợi doanh nghiệp, việc tham vấn ý kiến của luật sư hoặc các đơn vị dịch vụ chuyên nghiệp là một giải pháp hữu ích.